5 Maßnahmen zur Vereinfachung von… ALLEM

Als Unternehmensberater sieht man viele Unternehmen, die unter der Last ihrer eigenen Komplexität leiden. Sie haben Prozesse, Systeme und Produkte, die so viele Funktionen, Optionen und Ausnahmen haben, dass sie schwer zu verstehen, zu bedienen und zu verbessern sind. Das führt zu höheren Kosten, niedrigerer Qualität, langsamerer Innovation und unzufriedenen Kunden.

Deshalb bin ich ein großer Befürworter der Vereinfachung. Vereinfachung bedeutet, das Wesentliche von dem Unwesentlichen zu trennen, das Notwendige von dem Überflüssigen, das Einfache von dem Komplizierten, das Häufige von dem Seltenen. Vereinfachung bedeutet, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist, und alles andere zu eliminieren oder zu reduzieren.

Hinweis: Ich rede hier immer von Prozessen, Systemen und Produkten, weil das griffige Dinge sind, die man vereinfachen kann. Aber es lässt sich auch auf viele andere Sachen übertragen, etwa Organisationen, Lieferketten, Architekturen oder Infrastrukturen.

Vereinfachungen haben viele Vorteile, etwa:

• Effizienz: Vereinfachte Prozesse sind schneller und zuverlässiger. Sie sparen Zeit, Geld und Ressourcen.
• Qualität: Vereinfachte Systeme sind weniger fehleranfällig und leichter zu kontrollieren. Sie erhöhen die direkte oder indirekte Kundenzufriedenheit und dadurch deren Loyalität.
• Innovation: Vereinfachte Produkte sind flexibler und anpassungsfähiger. Sie ermöglichen mehr Kreativität und Experimentierfreude (aber Achtung: hier lauert eine Quelle für Komplexität!).
• Verständnis: Vereinfachte Prozesse, Systeme und Produkte sind klarer und verständlicher.

5 Maßnahmen zur Vereinfachung

Wie kann man nun Prozesse, Systeme und Produkte vereinfachen? Es gibt viele Möglichkeiten, aber hier sind fünf Schritte, die ich empfehle:

1. Analysieren: Identifizieren Sie die Ziele, Anforderungen und Erwartungen Ihrer Prozesse, Systeme und Produkte. Finden Sie heraus, was Ihre Kunden wirklich brauchen und wollen, und was sie nicht brauchen und wollen. Messen Sie die Leistung, die Kosten und den Nutzen Ihrer Prozesse, Systeme und Produkte. Erkennen Sie die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihrer Prozesse, Systeme und Produkte.
2. Priorisieren: Bewerten Sie die Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer Prozesse, Systeme und Produkte. Legen Sie fest, welche Funktionen, Optionen und Ausnahmen unverzichtbar, wünschenswert oder verzichtbar sind. Ordnen Sie Ihre Prozesse, Systeme und Produkte nach ihrer Relevanz, ihrem Wert und ihrem Potenzial.
3. Eliminieren: Entfernen Sie alles, was keinen oder nur einen geringen Beitrag zu Ihren Zielen, Anforderungen und Erwartungen leistet. Beseitigen Sie alles, was Ihre Kunden nicht brauchen oder wollen, oder was sie sogar stört oder frustriert. Reduzieren Sie die Anzahl, die Häufigkeit und die Dauer Ihrer Prozesse, Systeme und Produkte. Vermeiden Sie Duplikate, Überschneidungen und Widersprüche in Ihren Prozessen, Systemen und Produkten.
4. Standardisieren: Vereinheitlichen Sie die Regeln, die Methoden und die Formate Ihrer Prozesse, Systeme und Produkte. Schaffen Sie klare, einfache und konsistente Richtlinien, Prozeduren und Spezifikationen. Nutzen Sie bewährte Praktiken, Vorlagen und Werkzeuge. Harmonisieren Sie Ihre Prozesse, Systeme und Produkte mit denen Ihrer Partner, Lieferanten und Kunden, sofern sinnvoll.
5. Optimieren: Verbessern Sie die Leistung, die Qualität und den Nutzen Ihrer Prozesse, Systeme und Produkte. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Prozesse, Systeme und Produkte schneller, billiger und besser zu machen. Testen Sie verschiedene Varianten, Szenarien und Alternativen. Lernen Sie aus Ihren Erfahrungen, Ihrem Feedback und Ihren Daten.

Zusammenfassung

Vereinfachung ist kein einmaliger Akt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Es erfordert eine ständige Überprüfung, Anpassung und Verbesserung Ihrer Prozesse, Systeme und Produkte. Es erfordert auch eine Veränderung der Einstellung, der Kultur und der Gewohnheiten in Ihrem Unternehmen. Und das erfordert Mut, Entschlossenheit und Disziplin.

Aber die Belohnung ist es wert. Vereinfachung ist der Schlüssel zu mehr Erfolg, mehr Zufriedenheit und mehr Freude in Ihrem Unternehmen.