Ein Unternehmen hat die Schwelle vom KMU zum Konzern innerhalb kurzer Zeit überschritten und muss seine bestehenden Prozesse anpassen. Sollte man hier erst einen einzelnen Bereich betrachten und optimieren oder gleich den ganzen Konzern?
Diese Frage hat sich ein Unternehmen aus Basel gestellt. Während anfangs ein Projekt zur Anpassung der Prozesse im IT-Helpdesk angedacht war, wurde im weiteren Verlauf der Planung klar, dass lieber gleich das ganze Unternehmen in Hinblick auf seine Prozesse optimiert werden sollte.
Aber ist das sinnvoll? Oder wäre es viel Erfolg versprechender, die wichtigsten Bereiche des Unternehmens nach und nach zu optimieren?
Was für das schrittweise Vorgehen spricht
Passt man seine Prozesse erst in einem Bereich oder einer Abteilung an, kann man Erfahrungen sammeln, die dabei helfen, Fehler derselben Art in anderen Bereichen zu vermeiden. Man gewinnt wertvolle Erkenntnisse, etwa welche Ressourcen angepasst werden müssen, um die neuen Prozesse sinnvoll nutzen zu können.
Auch haben Mitarbeiter Zeit, sich an neue Prozesse zu gewöhnen, wenn diese nach und nach implementiert werden. Und nicht zuletzt lassen sich wichtige KPIs definieren und überprüfen, die später in weiteren Folgeprojekten genutzt werden können. Der Planungsaufwand für gute KPIs wird also durch aktives Testen dieser KPIs verringert.
Andererseits dauert die gesamte Veränderung hierdurch auch länger. Das ist sicherlich der größte Negativaspekt. Und auch, dass nicht alle Erfahrungen bereichsübergreifend genutzt werden können und damit das Argument des Erfahrungsaufbaus möglicherweise (!) hinfällig wird, ist zu beachten. Der letzte Kritikpunkt ist, dass es Probleme und Übergangsschwierigkeiten geben kann zwischen den Prozessen eines Bereichs, der bereits optimiert wurde, und denen der anderen Bereiche.
Pro ganzheitliches Vorgehen?
Wird nicht nur ein einzelner Bereich betrachtet, sondern gleich das ganze Unternehmen, so ergeben sich einige Vorteile in der Optimierung von Prozessen nach dem Wandel vom KMU zum Konzern. Zuallererst ist zu nennen, dass – mehr oder weniger – gleichzeitig im ganzen Konzern Prozesse optimiert bzw. neue Prozesse implementiert werden. Von 0 auf 100 werden Optimierungen durchgeführt und es ist im ganzen Unternehmen zu bemerken. Dementsprechend ist die Schnelligkeit der Veränderung hier ein wesentlicher Pluspunkt.
Auch ist es möglich, Kostenpotenziale zu nutzen, wenn Ressourcen wie externe Berater parallel an gleichartigen Problemen verschiedener Bereiche arbeiten können.
Aber dieses Vorgehen birgt auch Nachteile. Der gravierendste dürfte dabei die hohe Komplexität sein, mit der Projektmanager, Geschäftsführer, Mitarbeiter, Kunden und weitere Stakeholder wie etwa Zulieferer zu kämpfen haben. Außerdem steigt das Risiko für Fehlentscheidungen, die das gesamte Unternehmen betreffen.
Meine Empfehlung
Ich denke, dass ein schrittweises Vorgehen in diesem Fall sinnvoll ist, weil man so mit Pilotprojekten starten kann, einzelne Bereiche optimieren und so nach und nach das ganze Unternehmen verändern kann. Die Wahl des Ansatzes ist allerdings immer stark vom spezifischen Unternehmenskontext abhängig und kann kaum generalisiert werden.
Aber egal, wie ein Unternehmen in dieser Situation sich entscheidet, es ist von größter Wichtigkeit, ein gutes Projekt- und Change-Management zu etablieren. Dieses sollte bereits vor der Optimierung der Prozesse seine Arbeit aufnehmen und etwa Mitarbeiter sensibilisieren und Vorbereitungen treffen.
Das Unternehmen aus der Einleitung hat sich jedenfalls für das ganzheitliche Vorgehen entschieden. Ob das die richtige Entscheidung war, wird man voraussichtlich nächstes Jahr bewerten können. Ich bin gespannt.
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