Prozess-Review: Eine praktische Beschreibung

Ein Prozess-Review ist eine Methode zur Überprüfung von bestehenden Prozessen. Ziel ist die Feststellung, ob ein Prozess den jeweiligen Prozesszielen entspricht, oder (und das ist meiner Erfahrung nach praktisch immer der Fall) ob es Schwachstellen und Verbesserungspotenziale gibt. Diese zu Identifizieren ist ein wichtiger Teil eines Reviews.

Wir können einen Prozess in vielerlei Hinsicht überprüfen, etwa in Hinblick auf die Durchlaufzeiten, mögliche Prozesspfade (die meisten Prozesse weichen mehr oder weniger vom Soll-Modell ab) oder auch auf neue wie bestehende regulatorische Anforderungen. Das Ergebnis eines Prozess-Reviews ist das Aufzeigen von Möglichkeiten, den Prozess zu verbessern. Die praktische Umsetzung dieser Verbesserung hingegen ist nicht mehr Teil eines Reviews, sondern eine Folgetätigkeit.

Durchführung eines Prozess-Reviews

Ein Prozess-Review lässt sich in verschiedenen Schritten durchführen:

Schritt 1: Festlegen des Ziels sowie Vorbereitung

Vor Beginn des Reviews muss klar sein, was das Ziel ist. Der Auftraggeber wird sich nicht übermäßig freuen, wenn er Optimierungspotenziale vorgelegt bekommt, wenn stattdessen die Überprüfung der Umsetzung regulatorischer Vorgaben das Ziel war. Wie in jedem Projekt ist also zu Beginn mit dem Auftraggeber und wichtigen Stakeholdern zu klären, was genau das Ziel ist und wie die Definition of Done aussieht.

Daneben ist natürlich zu klären, um welche Prozesse es sich handelt und wie diese sich von anderen Prozessen abgrenzen.

Auch können im ersten Schritt beteiligte Abteilungen, Mitarbeiter oder Kunden informiert und ggf. einbezogen werden. Informationsaustausch und Transparenz sind wichtige Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden könnten.

Schritt 2: Identifikation der Prozesse

Das Ziel des zweiten Schritts ist die Identifikation der Prozesse, also das Kennenlernen und Verstehen. Wo fängt ein Prozess an, welche Schritte durchläuft er und wo endet er? Solche Fragen stellt man sich hier.

Wenn das Unternehmen bereits Unterlagen zum Prozess (Dokumentation, Soll-Prozessgrafik, etwa BPMN oder EPK) hat, werden die hier zusammengetragen und gesichtet, ansonsten wird es im nächsten Schritt erstellt, um das aktuelle Review sowie die zukünftige Arbeit am Prozess zu vereinfachen.

Schritt 3: Datenerhebung

Sind die Prozesse im Soll-Zustand bekannt, geht es an die Erhebung von Daten, die für eine tiefgründige Analyse erforderlich sind. Wie oben beschrieben werden hier Dokumentation und Prozessmodell erstellt, falls die noch nicht vorhanden sind.

Auch können hier Ereignis-Logs von IT-basierten Prozessen erhoben werden, die später zu einer exakten Analyse beitragen.

Im Bereich der Datenerhebung ist insbesondere mit der jeweiligen IT-Abteilung und den Fachabteilungen zusammenzuarbeiten.

Auch können hier Prozessbegehungen stattfinden, bei denen die Prozessbearbeitung beobachtet wird. Außerdem sollte man Interviews mit den Prozessexperten durchführen, um später auf Basis aller Informationen eine qualitative und quantitative Analyse durchführen zu können.

Schritt 4: Analyse

Sind alle Daten vorhanden, geht es an die Analyse der Prozesse. Hierfür kann beispielsweise die Methode Process Mining (hier mein Beitrag über Process Mining) eingesetzt werden, um die Ereignisdaten automatisch auszuwerten und ein Modell des Ist-Prozesses zu generieren, das alle Prozesspfade des Betrachtungszeitraums darstellt. Hier lassen sich Flaschenhälse identifizieren, also Prozessabschnitte, in denen die bis dahin schnelle Bearbeitung stockt. Auch lassen sich beispielsweise doppelt ausgeführte Tätigkeiten innerhalb desselben Vorgangs identifizieren. Es kann für beides plausible und nicht veränderbare Gründe geben. Um das zu klären, sind auf jeden Fall die Experten der Fachabteilungen zu befragen.

Hier vergleichen wir also die Ergebnisse mit den zuvor definierten Zielen, um Ursachen von Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Prozesse abzuleiten.

Damit ist das Prozess-Review bereits abgeschlossen!

Und dann?

Wir wissen jetzt, wie die Prozesse verbessert werden können. Aber umgesetzt ist das noch lange nicht. Hierfür muss im Anschluss des Reviews eine Implementierung der Optimierungsmaßnahmen erfolgen. Hier sind in besonderem Umfang die Mitarbeiter der Fachabteilungen einzubeziehen, die von dem Prozess berührt werden.

Sind die Prozesse dann optimiert (etwa in Form einer umfassenden Digitalisierung und Automatisierung), sollte im Anschluss ein regelmäßiges Monitoring und Controlling erfolgen, um den Erfolg der Optimierung zu messen. Gegebenenfalls kann dann noch nachjustiert werden.

Fazit

Das Review von Prozessen kann dazu beitragen, Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Durch eine systematische Vorgehensweise, von der Zielsetzung über die Datenerhebung und -analyse bis hin zur Implementierung von Maßnahmen, können Engpässe und Schwachstellen aufgedeckt und behoben werden.

Ein kontinuierliches Monitoring und regelmäßige Prozess-Reviews sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Prozesse auf dem neuesten Stand bleiben und immer weiter optimiert werden können. So kann ein Unternehmen seine Prozesse kontinuierlich verbessern und dadurch langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

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