Wenn man nach Prozessen sucht, die man automatisierten will, stellt sich ziemlich schnell die Frage, welchen Prozess man auswählt. Die Automatisierung ist immer ein ressourcenaufwendiger Vorgang und sollte dementsprechend gründlich geplant werden. Wie also vorgehen?
Zunächst gilt es, die eigene Prozesslandschaft zu überblicken. Ist der Firma bekannt, welche Prozesse sie hat? Ja? Super! Nein? Dann müssen die erst einmal herausgefunden werden. Hier können “Prozessbegehungen” stattfinden, um zu sehen, welche Prozesse es tatsächlich gibt. Sind diese Prozesse IT-basiert, wird es darüber Informationen geben.
Sind die Prozesse bekannt, muss als Nächstes das Automatisierungspotenzial festgestellt werden. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eigentlich immer sinnvoll sind Experteneinschätzungen bzw. -meinungen. Hier werden Spezialisten aus den Fachabteilungen ins Boot geholt, weil diese die jeweiligen Prozesse am besten kennen. Sie können eine grobe Einschätzung zur Automatisierungswürdigkeit (AW) geben, indem sie grobe Prozesskennzahlen wie Häufigkeit oder Vorgangsdauer nennen.
Eine weitere gute Möglichkeit, die neben einer Experteneinschätzung wichtig ist, ist eine datenbasierte Prozessanalyse mit Process Mining. Hier werden Ereignislogs von IT-Systemen ausgelesen, um Ist-Modelle von Prozessen zu generieren. So kann man die tatsächlichen Vorgänge sehen und ist nicht nur auf subjektive Meinungen angewiesen. In der Praxis gehen diese beiden nämlich teilweise stark auseinander.
Erstellen einer Automatisierungswürdigkeitsmatrix (AW-Matrix)
Hat man die Prozesse analysiert, kann man sie in eine Übersicht überführen und dort zu jedem Prozess Kennzahlen aufschreiben. Wie schon geschrieben können hier Häufigkeit und Vorgangsdauer aufgeschrieben werden, außerdem etwa, wie oft Vorgänge des Prozesses vom Happy-Path abweichen, wie hoch die Vollzeitäquivalenz (Full-Time-Equivalent) des Prozesses ist oder Ähnliches. Gleichzeitig kann man die Automatisierungswürdigkeit jedes Prozesses aufnehmen.
Daneben sind praktische Aspekte für die Automatisierung wichtig: Wie schnell lässt sich ein Prozess automatisieren? Niemandem ist geholfen, wenn ein unwichtiger Prozess über Monate wertvolle Entwickler-Ressourcen beansprucht. Auch der Nutzen einer Automatisierung ist zu bewerten. Es gibt Prozesse, etwa den Kundenberatungsprozess, der von persönlicher Interaktion lebt.
Auf Basis all dieser Werte lässt sich dann eine Automatisierungswürdigkeitsmatrix (AW-Matrix) erstellen, mit der man auf einen Blick sehen kann, welche Prozesse als Erstes automatisiert werden sollten.
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